Как провести деловое совещание?

как правильно провести деловое совещание советы

По советско-российской традиции совещания воспринимаются как любимое времяпрепровождение только людьми, которым хочется не работать, а делать умное лицо. Эту традицию нужно менять — ведь технически совещания можно использовать и с большей пользой.

Рабочее совещание – неотъемлемая часть трудового процесса, элемент делового взаимодействия. Являетесь ли вы подчинённым или начальником, вы всё равно выстраиваете диалог. И, так или иначе, вас в деле явно больше двух – одного обмена письмами по электронной почте для решения некоторых вопросов часто не достаточно. Проще говоря, иногда всем нужно встретиться и обсудить план дальнейших действий.

Так что провести деловое совещание – естественный выход. Это и сэкономит ваше время и позволит быть постоянно в тесном контакте с коллективом, по какую бы сторону начальственного стола вы не находились.

Итак, как же провести рабочее совещание правильно?

Разберем по пунктам.

  1. Управление совещаниями с максимальной отдачей.
  2. Правила совещания различных видов.
  3. Три ключевых этапа совещания.
  4. Преимущества и недостатки совещаний.
  5. Как решить, собирать ли совещание?
  6. Как не вызвать недовольства у подчинённых?
  7. Как распланировать совещание?
  8. Цель совещания – не совещание.

Управление совещаниями с максимальной отдачей

Используя метод совещаний, вы:

Со временем ваши навыки, отвечающие за управление совещаниями, нарабатываются, отлаживаются и систематизируются.

Совещание всегда выполняет строго определённые задачи, так называемые, смарт-цели.

SMART это:

Правила совещания различных видов

Правила совещания несколько различаются в зависимости от того, к какому из видов принадлежит конкретное совещание. О каких видах совещаний мы можем говорить?

По цели совещания

По степени подготовки

По количеству участников

В советском прошлом совещания были в основном излишне продолжительными, затянутыми и несли в себе мало полезной информации, часто происходили без повода, были незапланированными и проходили не вовремя.

Сейчас совещания в основном делятся на четыре категории:

Некоторые вопросы можно решить и в онлайне, но всё же не все. Живая беседа с начальством – неотъемлемая часть в работе любого коллектива.

Чего требует грамотное ведение совещаний?

Кстати — по поводу навыков публичных выступлений. Если вы чувствуете себя не вполне свободными в этой среде — ознакомьтесь со статьей «Как заставить каждого слушать вас? 7 правил хорошего рассказчика».

Три ключевых этапа совещания

Вы удивитесь, но само совещание – это всего лишь треть работы над ним. И остальные две трети – та, что предшествует ему, и та, что следует за ним, по факту оказываются намного важнее нее.

Подготовка совещания

Проведение совещания

По окончании совещания

Важно

правила организации и проведения деловых совещаний

Важно сделать так, чтобы на ваших совещаниях — во всяком случае, на тех, которые предполагают обсуждения — люди не боялись высказать то, что действительно думают. Иначе какой смысл вообще проводить совещания?

Помните, что все люди разные, и у каждого человека своё, имеющее право на существование мнение. То, что для вас – истина в последней инстанции, для кого-то другого – нонсенс, будьте готовы к такому повороту событий и не обессудьте.

Может, среди ваших коллег и есть экстрасенсы, но всё-таки мысли лучше передавать вслух, а не методом телепатии.

Уважайте своего собеседника, и сами станете уважаемым собеседником для него. Помните, что в постулате «истина познаётся в споре», главное слово – «истина», а не «спор». И не применяйте метод «я начальник – ты дурак». Как бы сильно не хотелось донести до оппонента свою точку зрения побыстрее. Потому что если вы его применяете — смысл совещания отпадает. С тем же успехом вы могли просто спустить свою директиву сотрудникам.

Как провести рабочее совещание правильно?

  1. Чётко устанавливайте формат совещания – будничный, экстренный, предпраздничный.
  2. Всегда готовьте документированную повестку собрания.
  3. Отсекайте всё лишнее, выносите за рамки совещания.
  4. Повторяйте, проговаривая, услышанное.

Совещание прошло неправильно, если:

Как поддержать интерес у слушателей?

Преимущества и недостатки совещаний

Преимущества

Недостатки

Во многих организация руководство не удосуживается лично общаться с сотрудниками, проводить брифинги, совещания и различные мероприятия, считая это пустой тратой времени. Это неправильный подход. Руководство должно знать своих сотрудников в лицо. А сотрудники должны хорошо понимать, какой курс избрали их руководители на будущее. Весь коллектив должен быть одной командой, с общими целями и единым планом.

Ради конструктивного взаимодействия можно и потратить пару часов в неделю, не правда ли?

Впрочем — есть ли у вас эта пара часов в неделю? Ведь от раздувшегося рабочего графика 24-часовой день, кажется, готов лопнуть. Спокойно — вам может помочь статья «Как есть лягушек и слонов? Борьба с нарастающей грудой дел».

Как решить, собирать ли совещание?

Совещание стоит провести, если:

Совещание нельзя проводить, если:

Контрольные вопросы для определения необходимости совещания

В чём недостатки общего сбора сотрудников?

Главный недостаток делового совещания – сбивается рабочий режим в организации. Сотрудники перед совещанием взволнованы и не сосредоточены. Ведь совещание – важное мероприятие, и потому сотрудники, так или иначе, отвлекаются, и не могут должным образом выполнять свои прямые обязанности. Снижается трудовая эффективность дня.

То же происходит и после совещания – сотрудники всё ещё обдумывают полученную информацию. А если в течение дня проходит несколько совещаний? Задействованные в них сотрудники точно не справятся со своими служебными обязанностями в этот день. Как минимум, им придётся остаться допоздна, чтобы наверстать упущенное.

Как не вызвать недовольства у подчинённых?

Правильно подбирайте время для проведения делового совещания

Собирать коллектив для совещания лучше утром или после обеда. Если провести совещание с утра, то большая часть рабочего дня не будет затронута – сотрудники смогут продолжить выполнить свои обязанности. А обед и так является свободным временем, и может быть раз-другой потрачен вами (не сотрудниками!) на подготовку к совещанию.

Если же в нескольких совещаниях за один день требуется один набор сотрудников, то лучше тогда провести одно совещание утром, а другое – вечером. Тем самым дать сотрудникам возможность полноценно поработать, с толком потратить имеющееся для этого время. Скажем, оставить часов пять между встречами.

как лучше проводить рабочие совещания

Ни один нормальный работник не будет рад тому, что вы грубо крадете его время. А если он рад такому развлечению, как совещание — значит, все остальное время он филонит и ему очень скучно.

Или же можно ввести традицию ежедневных коротких (минут по 15) совещаний. Допустим, после обеда. Это очень хороший подход, если вы хотите держать своих сотрудников в постоянном рабочем тонусе.

Не тратьте время совещания впустую

Естественно, заранее должно быть определённа продолжительность совещания. Бессмысленно растягивать встречу более, чем на час – участники устанут и не смогут улавливать суть происходящего.

Ограничьте количество докладчиков – человек пять будет достаточно. Лучше пусть выскажется меньшее количество человек, но с более содержательным выступлением.

Если выступающий уходит в пустую демагогию и не говорит больше ничего связного по теме, его доклад прерывается руководителем. Руководитель подводит итог его выступления, подводит итог высказанного и передаёт речь следующему докладчику. Руководитель совещания ответственен за регламент встречи и должен следить за ходом выступлений.

Чётко формулируйте вопросы для совещания

Ответить на накопившиеся вопросы – основная цель совещания. Но докладчик может выстроить своё выступление на совещании лишь на высказываниях субъективного характера. Его речь может быть и эмоциональна и ярка, но сути вопроса так и не коснётся. Чтобы правильно выстроить свою речь надо заранее набросать план выступления – в голове, на бумаге, в планшете – и строго следовать ему, не распыляясь на лишнее.

Заранее освещённое время и тема совещания дадут докладчикам подготовиться к выступлению.

Как распланировать совещание?

Для начала вам нужно задать несколько вопросов себе и ответить на них.

Проблему и варианты её решения определяем до совещания.

Мероприятие обычно проводится в помещении компании, куда имеют доступ все служащие. Нужно вывесить список сотрудников, чья явка обязательна, чтобы участники совещания могли заранее к нему подготовиться: набросать план, продумать вероятные вопросы и ответы на них.

И, конечно же, всё совещание должно быть запротоколировано.

Официальный протокол совещания состоит из:

  1. Название компании.
  2. Наименование документа.
  3. Дата совещания.
  4. Место проведения совещания.
  5. ФИО председателя совещания и секретаря.
  6. Список присутствующих.
  7. Повестка собрания.
  8. Конспект совещания.
  9. Результаты, подписи участников.

Протокол ведут как в обычном режиме, так и в режиме “смарт”. «Смарт» здесь имеет мало общего с одноименной системой установки целей. В данном случае имеется в виду ведение протокола с зримым отображением его для всех участников в реальном времени. Рассмотрим, в чём отличия.

Стандартный протокол Смарт-протокол
Участники собрания погружены в свои конспекты, и отвлекаются от хода действия совещания Внимание слушателей сосредоточено в одной точке, смарт-доске
Складываются только субъективные выводы Всем ясны объективные итоги совещания
Личное протоколирование в конспектах вымотало всех Участники совещания не отвлекались и ясно поняли план последующих действий
Формулировка повестки совещания размыта и не до конца ясна Повестка визуализирована на смарт-доске, и каждый участник совещания видит то же, что и другой
Долго проходит процесс согласования протокола Моментальное согласование протокола
Несистематизированный контроль выполнения поставленных задач С помощью электронных систем производится чёткий контроль

Цель совещания – не совещание

Совещание проведено правильно, если:

«Совещание ради совещания», которое не стремится к достижению этих целей или стремится к ним чисто декларативно – одна из самых расточительных по отношению к ключевым ресурсам форм командного взаимодействия.


sample-81

Получили пользу от статьи? Получите еще больше:

  • Статьи с методиками делового и личностного роста
  • Самые принципиальные для российского бизнес-сообщества новости
  • Старые и современные притчи о главном
Выдаем тайны по e-mail. Подпишитесь на них

Оцените статью ПлохоБесполезноНеплохоПолезноОчень интересно (голосов: 2, оценка: 5,00)
Похожие записи

СВЕЖИЕ ПУБЛИКАЦИИ

  • 19
    12.2016

    5 причин не нанимать сотрудника, даже если он квалифицирован

    Вы занимаете руководящий пост — а значит, периодически вам приходится нанимать новых людей. И с большой долей вероятности вы при этом наступаете на те же грабли, на которые наступает большинство работодателей. В первую очередь абсолютное большинство рекрутеров в первую очередь смотрит на квалификацию сотрудника — его навыки, его стаж. Они по привычке пишут длиннющие списки […]

  • 8
    12.2016

    Стресс и 10 работающих способов избавиться от него

    Покажите мне человека, который не задолбался. Доказано: умеренный стресс полезен. Не сильная и не постоянная тревога. Она «подогревает» мозг, нервные клетки, ответственные за долгосрочную память, начинают размножаться быстрее. Но полезен только умеренный стресс. Потому что от неумеренного стресса запускается атрофия участка мозга, который отвечает за самоконтроль. Ну и покажите мне человека, который разумно испытывает только […]

  • 28
    10.2016

    Выходные успешного человека: 10 отличий от обычных выходных

    Когда в делах — я от веселий прячусь; Когда дурачиться — дурачусь; А смешивать два эти ремесла Есть тьма искусников; я не из их числа. реплика Чацкого, «Горе от ума», Александр Грибоедов Конечно — ваш успех не определяется тем, как вы отдыхаете. Он определяется тем, как вы работаете. Но вот то, как вы работаете… как […]

  • 30
    09.2016

    Как копировать чужой бизнес? Инструкция для умных

    Во-первых. Рассуждения о том, что копировать плохо и надо идти полностью своей дорогой — несостоятельны. Даже если вы выносили просто невероятную идею, невиданную ранее категорию товара, которая нужна всем, хотя они об этом не знают. Даже в этом случае ваша бизнес-модель все равно будет опираться на уже разработанные кем-то. И человек, который гордо заявляет, что […]

  • 26
    09.2016

    6 уроков бизнеса, которые вы могли бы дать своему ребенку

    Не всему учат в школах и университетах. И вот незадача — главному как раз-таки не учат. Синусы, косинусы, «я помню чудное мгновенье»… Это все факультативно. Характеристики, необходимые для успешной жизни, возможность побеждать себя и обстоятельства — вот что главное. Нам всем приходилось постигать эту науку самостоятельно. А задача образования и воспитания — спрямить путь человека. […]

  • 12
    09.2016

    Как выбирать сотрудников? Кого из них стоит сохранять? Как вычислить лентяев?

    Три вопроса из заголовка тесно связаны. Выбор сотрудников для вашей команды вообще во многом крутится именно вокруг лени и привычки к имитации бурной деятельности. Таким образом, если мы поймем, как вычислить лентяя, скрывающего свою сущность — и лучше всего, конечно, сделать это как можно раньше — то проблема подбора сотрудников будет по большей части решена. […]