По советско-российской традиции совещания воспринимаются как любимое времяпрепровождение только людьми, которым хочется не работать, а делать умное лицо. Эту традицию нужно менять — ведь технически совещания можно использовать и с большей пользой.
Рабочее совещание – неотъемлемая часть трудового процесса, элемент делового взаимодействия. Являетесь ли вы подчинённым или начальником, вы всё равно выстраиваете диалог. И, так или иначе, вас в деле явно больше двух – одного обмена письмами по электронной почте для решения некоторых вопросов часто не достаточно. Проще говоря, иногда всем нужно встретиться и обсудить план дальнейших действий.
Так что провести деловое совещание – естественный выход. Это и сэкономит ваше время и позволит быть постоянно в тесном контакте с коллективом, по какую бы сторону начальственного стола вы не находились.
Разберем по пунктам.
Используя метод совещаний, вы:
Со временем ваши навыки, отвечающие за управление совещаниями, нарабатываются, отлаживаются и систематизируются.
Совещание всегда выполняет строго определённые задачи, так называемые, смарт-цели.
SMART это:
Правила совещания несколько различаются в зависимости от того, к какому из видов принадлежит конкретное совещание. О каких видах совещаний мы можем говорить?
В советском прошлом совещания были в основном излишне продолжительными, затянутыми и несли в себе мало полезной информации, часто происходили без повода, были незапланированными и проходили не вовремя.
Сейчас совещания в основном делятся на четыре категории:
Некоторые вопросы можно решить и в онлайне, но всё же не все. Живая беседа с начальством – неотъемлемая часть в работе любого коллектива.
Вы удивитесь, но само совещание – это всего лишь треть работы над ним. И остальные две трети – та, что предшествует ему, и та, что следует за ним, по факту оказываются намного важнее нее.
Важно сделать так, чтобы на ваших совещаниях — во всяком случае, на тех, которые предполагают обсуждения — люди не боялись высказать то, что действительно думают. Иначе какой смысл вообще проводить совещания?
Помните, что все люди разные, и у каждого человека своё, имеющее право на существование мнение. То, что для вас – истина в последней инстанции, для кого-то другого – нонсенс, будьте готовы к такому повороту событий и не обессудьте.
Может, среди ваших коллег и есть экстрасенсы, но всё-таки мысли лучше передавать вслух, а не методом телепатии.
Уважайте своего собеседника, и сами станете уважаемым собеседником для него. Помните, что в постулате «истина познаётся в споре», главное слово – «истина», а не «спор». И не применяйте метод «я начальник – ты дурак». Как бы сильно не хотелось донести до оппонента свою точку зрения побыстрее. Потому что если вы его применяете — смысл совещания отпадает. С тем же успехом вы могли просто спустить свою директиву сотрудникам.
Совещание прошло неправильно, если:
Во многих организация руководство не удосуживается лично общаться с сотрудниками, проводить брифинги, совещания и различные мероприятия, считая это пустой тратой времени. Это неправильный подход. Руководство должно знать своих сотрудников в лицо. А сотрудники должны хорошо понимать, какой курс избрали их руководители на будущее. Весь коллектив должен быть одной командой, с общими целями и единым планом.
Ради конструктивного взаимодействия можно и потратить пару часов в неделю, не правда ли?
Совещание стоит провести, если:
Совещание нельзя проводить, если:
Главный недостаток делового совещания – сбивается рабочий режим в организации. Сотрудники перед совещанием взволнованы и не сосредоточены. Ведь совещание – важное мероприятие, и потому сотрудники, так или иначе, отвлекаются, и не могут должным образом выполнять свои прямые обязанности. Снижается трудовая эффективность дня.
То же происходит и после совещания – сотрудники всё ещё обдумывают полученную информацию. А если в течение дня проходит несколько совещаний? Задействованные в них сотрудники точно не справятся со своими служебными обязанностями в этот день. Как минимум, им придётся остаться допоздна, чтобы наверстать упущенное.
Собирать коллектив для совещания лучше утром или после обеда. Если провести совещание с утра, то большая часть рабочего дня не будет затронута – сотрудники смогут продолжить выполнить свои обязанности. А обед и так является свободным временем, и может быть раз-другой потрачен вами (не сотрудниками!) на подготовку к совещанию.
Если же в нескольких совещаниях за один день требуется один набор сотрудников, то лучше тогда провести одно совещание утром, а другое – вечером. Тем самым дать сотрудникам возможность полноценно поработать, с толком потратить имеющееся для этого время. Скажем, оставить часов пять между встречами.
Ни один нормальный работник не будет рад тому, что вы грубо крадете его время. А если он рад такому развлечению, как совещание — значит, все остальное время он филонит и ему очень скучно.
Или же можно ввести традицию ежедневных коротких (минут по 15) совещаний. Допустим, после обеда. Это очень хороший подход, если вы хотите держать своих сотрудников в постоянном рабочем тонусе.
Естественно, заранее должно быть определённа продолжительность совещания. Бессмысленно растягивать встречу более, чем на час – участники устанут и не смогут улавливать суть происходящего.
Ограничьте количество докладчиков – человек пять будет достаточно. Лучше пусть выскажется меньшее количество человек, но с более содержательным выступлением.
Если выступающий уходит в пустую демагогию и не говорит больше ничего связного по теме, его доклад прерывается руководителем. Руководитель подводит итог его выступления, подводит итог высказанного и передаёт речь следующему докладчику. Руководитель совещания ответственен за регламент встречи и должен следить за ходом выступлений.
Ответить на накопившиеся вопросы – основная цель совещания. Но докладчик может выстроить своё выступление на совещании лишь на высказываниях субъективного характера. Его речь может быть и эмоциональна и ярка, но сути вопроса так и не коснётся. Чтобы правильно выстроить свою речь надо заранее набросать план выступления – в голове, на бумаге, в планшете – и строго следовать ему, не распыляясь на лишнее.
Заранее освещённое время и тема совещания дадут докладчикам подготовиться к выступлению.
Для начала вам нужно задать несколько вопросов себе и ответить на них.
Проблему и варианты её решения определяем до совещания.
Мероприятие обычно проводится в помещении компании, куда имеют доступ все служащие. Нужно вывесить список сотрудников, чья явка обязательна, чтобы участники совещания могли заранее к нему подготовиться: набросать план, продумать вероятные вопросы и ответы на них.
И, конечно же, всё совещание должно быть запротоколировано.
Официальный протокол совещания состоит из:
Протокол ведут как в обычном режиме, так и в режиме “смарт”. «Смарт» здесь имеет мало общего с одноименной системой установки целей. В данном случае имеется в виду ведение протокола с зримым отображением его для всех участников в реальном времени. Рассмотрим, в чём отличия.
| Стандартный протокол | Смарт-протокол |
|---|---|
| Участники собрания погружены в свои конспекты, и отвлекаются от хода действия совещания | Внимание слушателей сосредоточено в одной точке, смарт-доске |
| Складываются только субъективные выводы | Всем ясны объективные итоги совещания |
| Личное протоколирование в конспектах вымотало всех | Участники совещания не отвлекались и ясно поняли план последующих действий |
| Формулировка повестки совещания размыта и не до конца ясна | Повестка визуализирована на смарт-доске, и каждый участник совещания видит то же, что и другой |
| Долго проходит процесс согласования протокола | Моментальное согласование протокола |
| Несистематизированный контроль выполнения поставленных задач | С помощью электронных систем производится чёткий контроль |
Совещание проведено правильно, если:
«Совещание ради совещания», которое не стремится к достижению этих целей или стремится к ним чисто декларативно – одна из самых расточительных по отношению к ключевым ресурсам форм командного взаимодействия.
/rating_on.gif "Плохо")
(голосов: 2, оценка: 5,00)Вы занимаете руководящий пост — а значит, периодически вам приходится нанимать новых людей. И с большой долей вероятности вы при этом наступаете на те же грабли, на которые наступает большинство работодателей. В первую очередь абсолютное большинство рекрутеров в первую очередь смотрит на квалификацию сотрудника — его навыки, его стаж. Они по привычке пишут длиннющие списки […]
Покажите мне человека, который не задолбался. Доказано: умеренный стресс полезен. Не сильная и не постоянная тревога. Она «подогревает» мозг, нервные клетки, ответственные за долгосрочную память, начинают размножаться быстрее. Но полезен только умеренный стресс. Потому что от неумеренного стресса запускается атрофия участка мозга, который отвечает за самоконтроль. Ну и покажите мне человека, который разумно испытывает только […]
Когда в делах — я от веселий прячусь; Когда дурачиться — дурачусь; А смешивать два эти ремесла Есть тьма искусников; я не из их числа. реплика Чацкого, «Горе от ума», Александр Грибоедов Конечно — ваш успех не определяется тем, как вы отдыхаете. Он определяется тем, как вы работаете. Но вот то, как вы работаете… как […]
Во-первых. Рассуждения о том, что копировать плохо и надо идти полностью своей дорогой — несостоятельны. Даже если вы выносили просто невероятную идею, невиданную ранее категорию товара, которая нужна всем, хотя они об этом не знают. Даже в этом случае ваша бизнес-модель все равно будет опираться на уже разработанные кем-то. И человек, который гордо заявляет, что […]
Не всему учат в школах и университетах. И вот незадача — главному как раз-таки не учат. Синусы, косинусы, «я помню чудное мгновенье»… Это все факультативно. Характеристики, необходимые для успешной жизни, возможность побеждать себя и обстоятельства — вот что главное. Нам всем приходилось постигать эту науку самостоятельно. А задача образования и воспитания — спрямить путь человека. […]
Три вопроса из заголовка тесно связаны. Выбор сотрудников для вашей команды вообще во многом крутится именно вокруг лени и привычки к имитации бурной деятельности. Таким образом, если мы поймем, как вычислить лентяя, скрывающего свою сущность — и лучше всего, конечно, сделать это как можно раньше — то проблема подбора сотрудников будет по большей части решена. […]